NEO (Notificaciones Electrónicas Obligatorias)

01/01/2012

¿QUÉ SON LAS COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS?.

El acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos ha determinado una nueva forma de notificar a través de Internet en una dirección electrónica habilitada (DEH) para toda la Administración General del Estado. Con carácter general, las Administraciones Públicas y en particular la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Agencia Tributaria o AEAT), en sus relaciones con los ciudadanos, tienen la obligación de notificar los actos o resoluciones.

La Agencia Tributaria ha puesto en marcha un sistema de notificaciones electrónicas para sustituir a las comunicaciones en papel, este sistema es obligatorio para determinadas empresas, pero la Administración tiene la obligación de comunicar a éstas su inclusión en el sistema. Si nuestra empresa reúne los requisitos para estar incluida en el NEO y hemos sido notificados (presencialmente o por escrito), desde ese momento, la entidad queda obligada a acceder a su dirección electrónica habilitada (DEH) para recibir las notificaciones que la AEAT haya decidido realizarle.

Eso implica que si a los 10 días de la puesta a disposición de una comunicación en la dirección electrónica habilitada no se accede a su contenido, se entiende realizada la notificación, salvo que de oficio o a instancia del destinatario se compruebe la imposibilidad técnica o material de acceso.

Para acceder a sus notificaciones es necesario que usted disponga de una Dirección Electrónica Habilitada (DEH). Asociado a la misma, usted dispondrá de un buzón electrónico donde recibirá todas las notificaciones correspondientes a los procedimientos a los que usted voluntariamente decida suscribirse, o de aquellos Organismos de los que usted obligatoriamente (por alguna disposición legal) deba recibir notificaciones por este medio.

Únicamente el titular o un autorizado de la Dirección Electrónica Habilitada podrán acceder a este buzón y al contenido de las notificaciones, o también la persona debidamente apoderada.

 

¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN ELECTRÓNICA HABILITADA - DEH?.

La dirección electrónica habilitada sirve para la recepción de las notificaciones administrativas que por vía telemática pueda practicar la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos. Asociada a la dirección, su titular dispondrá de un buzón electrónico en el que recibirá las notificaciones de los organismos y procedimientos correspondientes. Las notificaciones no se envían, por tanto, a ninguna cuenta de correo electrónico particular.

La DEH tendrá vigencia indefinida no siendo posible su revocación o inhabilitación.

 

¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A RECIBIR COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS DE LA AEAT?.

Tienen obligación de recibir por medios electrónicos, comunicaciones y notificaciones, las personas y entidades que se relacionan a continuación:

  • Sociedades Anónimas (NIF letra A) y de Responsabilidad Limitada (NIF letra B).
  • Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que no tengan nacionalidad española (NIF letra N).
  • Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes (NIF letra W).
  • Uniones temporales de empresas (NIF letra U).
  • Agrupaciones de interés económico, Agrupaciones de interés económico europeas, Fondos de pensiones, Fondos de capital riesgo, Fondos de inversiones, Fondos de titulización de activos, Fondos de regularización del mercado hipotecario, Fondos de titulización hipotecaria y Fondos de garantía de inversiones (todos ellos NIF letra V).
  • Contribuyentes inscritos en el Registro de Grandes Empresas.
  • Contribuyentes que tributen en el Régimen de Consolidación Fiscal del Impuesto sobre Sociedades.
  • Contribuyentes que tributen en el Régimen especial del Grupo de Entidades del IVA.
  • Contribuyentes inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME).
  • Contribuyentes con autorización para presentar declaraciones aduaneras mediante el sistema de transmisión electrónica de datos (EDI).

 

¿QUÉ PUEDE COMUNICAR O NOTIFICAR LA AGENCIA TRIBUTARIA POR MEDIOS ELECTRÓNICOS?.

Las personas y entidades citadas anteriormente estarán obligadas a recibir por medios electrónicos todas las comunicaciones y notificaciones que efectúe la Agencia Tributaria de esta forma en sus actuaciones y procedimientos tributarios, aduaneros y estadísticos de comercio exterior y en la gestión recaudatoria de los recursos de otros Entes y Administraciones Públicas que tiene atribuida o encomendada. Por tanto, la notificación electrónica pasa a ser la forma habitual de notificación de las actuaciones de la Agencia Tributaria. No obstante, existen una serie de excepciones que detallamos a continuación.

1. Posibilidad de notificación no electrónica: La Agencia Tributaria podrá practicar notificaciones por los medios no electrónicos tradicionales, en los siguientes supuestos:

  • Cuando la comunicación o notificación sea por comparecencia espontanea del obligado tributario o su representante en las oficinas de la AEAT, y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
  • Cuando la comunicación o notificación electrónica sea incompatible con la inmediatez o celeridad que requiera la actuación administrativa para asegurar su eficacia.
  • Cuando las comunicaciones y notificaciones hubieran sido puestas a disposición del prestador del servicio de notificaciones postales para entregar a los obligados tributarios antes de la fecha en que la Administración tenga constancia de la comunicación al obligado de su inclusión en el sistema de DEH.

Si la Agencia Tributaria practicara la comunicación o notificación por medios electrónicos y no electrónicos, se entenderán producidos todos los efectos a partir de la primera de las comunicaciones o notificaciones correctamente efectuada.

2. Materias que no serán objeto de comunicación y notificación en la DEH:

  • Aquellas en las que el acto a notificar vaya acompañado de elementos no susceptibles de conversión en formato electrónico.
  • Las que deban practicarse mediante personación.
  • Las que efectúe la Agencia Tributaria en la tramitación de reclamaciones económico-administrativas.
  • Las que contengan medios de pago a favor de los obligados tributarios (cheques).
  • Las que deban practicarse con ocasión de la participación telemática en procedimientos de enajenación de bienes desarrollados por los órganos de recaudación de la AEAT.
  • Las dirigidas a las entidades de crédito en alguno de los siguientes supuestos:
  1. Que se encuentren  adheridas al procedimiento para efectuar por medios telemáticos el embargo en cuentas.
  2. Que actúen como entidades colaboradoras en la gestión recaudatoria de la AEAT. 
  3. Que se encuentren adheridas al procedimiento electrónico para el intercambio de ficheros entre la AEAT y las entidades de crédito, en el ámbito de las obligaciones de información a la Administración tributaria relativas a extractos normalizados de cuentas corrientes.

3. Notificaciones en procedimientos iniciados a solicitud del interesado:

En este tipo de notificaciones, si el interesado o su representante hubieran señalado un lugar para realizarlas distinto de la DEH de cualquiera de ellos, se practicarán en el lugar señalado para ello. Tras dos intentos de notificación, si no es posible practicarla por causas no imputables a la Administración, la notificación se enviará a la DEH del interesado (si éste no actuase por medio de representante o el representante no dispusiera de una DEH) o, en su caso, a la del representante.

 

PROCEDIMIENTO DE INCLUSIÓN OBLIGATORIA EN EL SISTEMA Y FORMA DE ACCESO A LA DEH.

La Agencia Tributaria notificará por carta a los obligados a recibir comunicaciones y notificaciones electrónicas, su inclusión de oficio, asignándoles una DEH. En los supuestos de nuevas altas en el Censo de Obligados Tributarios la notificación de la inclusión en el sistema de DEH se podrá realizar junto a la comunicación de asignación del NIF definitivo.

El nuevo sistema obligatorio de DEH sustituye, para todas las notificaciones que se reciban de la AEAT, al servicio de notificaciones telemáticas seguras (DEU) para aquellos contribuyentes que se inscribieron voluntariamente a este último, inscripción que quedará sin efectos. Ambos sistemas tienen la misma base técnica, siendo igual su acceso.

¿Quiénes pueden acceder a la DEH?

El acceso a la DEH puede ser realizado directamente por el obligado tributario o mediante un apoderado con poder expreso para recibir notificaciones telemáticas de la Agencia Tributaria.

En ambos casos es necesaria la autenticación de los interesados mediante los certificados electrónicos que se admitan conforme lo establecido en la normativa vigente. La relación de entidades emisoras de certificados electrónicos admitidos por la entidad prestadora del servicio se encuentra en http://notificaciones.060.es, en el apartado requisitos de acceso.

Si ya dispone de un certificado electrónico admitido por la Administración General del Estado o DNI-e, si se trata de una persona física, haga uso del mismo para acceder a su DEH.

¿Cómo se puede obtener el certificado electrónico de la FNMT de forma gratuita?.

Entrar en la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (www.fnmt.es) y seleccione la opción "Obtenga su CERTIFICADO". Se teclea el NIF y la FNMT le devolverá un código de solicitud.

A continuación, deberá personarse en una oficina de la Agencia Tributaria para proceder a su identificación, teniendo en cuenta que:

2.1 Si se trata de una persona física, deberá aportar el DNI o pasaporte y el código de solicitud del certificado.

2.2 Si se trata de una persona jurídica, solo podrán solicitar el certificado:

a) Los administradores o representantes legales de la entidad

b) Los representantes voluntarios que aporten un poder con mandato especial y expreso a efectos de la solicitud del certificado.

Deberá aportarse el código de solicitud del certificado y la siguiente documentación:

  • Certificado del Registro Mercantil (o nota simple con todas las hojas selladas) relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de la entidad.
  • DNI o pasaporte y certificado del Registro Mercantil (o nota simple con todas las hojas selladas) relativo al nombramiento del representante y vigencia del cargo, que deberá haber sido expedido durante los diez días anteriores a la fecha de la personación. Podrá prescindirse de la personación en las oficinas de la Agencia Tributaria del representante si su firma en la solicitud del certificado electrónico de la persona jurídica ha sido legitimada notarialmente.
  • Para realizar este trámite, una vez obtenido el código de solicitud del certificado de la FNMT, debe solicitar cita previa a través de Internet, en el portal de la AEAT www.agenciatributaria.es - NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS OBLIGATORIAS, una vez haya recibido la notificación de inclusión en el sistema.

Una vez identificada la persona física o jurídica y una vez transcurrido un plazo mínimo de 24 horas, podrá descargarse el certificado en el mismo ordenador en el que se obtuvo el código de solicitud.

Apoderamiento para recibir notificaciones electrónicas.

Otra posibilidad, complementaria con la de que el interesado obtenga su propio certificado electrónico, consiste en que el acceso a las notificaciones electrónicas que le remita la Agencia Tributaria las realice otra persona que ya disponga de certificado electrónico propio y a quien el interesado haya apoderado expresamente para la recepción de dichas notificaciones mediante su inscripción a tal efecto en el Registro de Apoderamientos de la AEAT. Esto permite que el tercero apoderado acceda a las comunicaciones o notificaciones recibidas a través de su propio buzón.

El apoderamiento se puede otorgar de una de las siguientes formas:

  • Si el interesado (poderdante) dispone de certificado electrónico, el apoderamiento se puede otorgar a través de la sede electrónica de la AEAT (https://www.agenciatributaria.gob.es), dentro del apartado de "Trámites destacados", en el subapartado "Apoderar y otorgar representación".
  • Si el interesado no dispusiera de certificado electrónico, el apoderamiento se puede otorgar, bien mediante comparecencia personal del poderdante en las oficinas de la AEAT, bien aportando ante las citadas oficinas escritura notarial en la que se otorgue expresamente al apoderado el poder de recibir notificaciones electrónicas de la AEAT.

Es preciso destacar que:

a) Sólo podrá apoderarse para la recepción electrónica de comunicaciones y notificaciones a una única persona física o jurídica simultáneamente, la cual deberá tener certificado electrónico para poder recibir las notificaciones de esta forma.

b) Será necesaria la aceptación del apoderado, que se acreditará por comparecencia, en documento público o privado con firma legitimada notarialmente, o a través de Internet mediante comparecencia en la sede electrónica de la AEAT.

No surtirá efectos el otorgamiento de poder para la recepción de comunicaciones y notificaciones en tanto no conste la aceptación del apoderamiento por alguno de los medios indicados.

c) Los apoderamientos surtirán efecto desde la fecha de su incorporación al Registro de Apoderamientos, pudiendo el apoderado renunciar en cualquier momento al apoderamiento, a través de la sede electrónica de la AEAT, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y autenticación. La revocación del poder se podrá realizar por las mismas vías utilizadas para el otorgamiento.

Para realizar este trámite, también debe solicitar cita previa a través de Internet, en el portal de la AEAT www.agenciatributaria.es - NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS OBLIGATORIAS, una vez haya recibido la notificación de inclusión en el sistema.

¿Me avisan si he recibido una comunicación o notificación de la AEAT en mi buzón?

Es preciso acceder periódicamente (como mínimo una vez cada 10 días) al buzón de notificaciones de la DEH, como si se tratara de otra cuenta de correo electrónico más. No obstante, la Sociedad Estatal de Correos y Telégrafos, S.A., entidad prestadora del servicio, contempla la posibilidad, al configurar el perfil del buzón electrónico, de consignar una cuenta de correo electrónico personal en la que, de forma no vinculante, se le informará de las entradas de las nuevas comunicaciones y notificaciones realizadas por la AEAT.

Acceso al buzón electrónico.

Cumplidos los requisitos indicados, el contribuyente incluido en el sistema DEH accederá a su buzón electrónico por Internet a través de la dirección http://notificaciones.060.es, pudiendo ver su buzón si hace clic en "entrar". Previamente el sistema nos solicita la selección del certificado electrónico, o DNI-e si se trata de una persona física. Asimismo, siempre será posible el acceso al contenido de las comunicaciones y notificaciones de la Agencia Tributaria, tanto pendientes de notificar como ya notificadas, por comparecencia electrónica en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

¿ES POSIBLE DARSE DE BAJA EN LA DEH?.

No cabe la baja voluntaria en el DEH, sino la exclusión por parte de la Agencia Tributaria, a petición del interesado, cuando dejaren de concurrir en éste las circunstancias que determinaron su inclusión en el sistema La solicitud de exclusión debe presentarse por vía telemática en la sede electrónica de la AEAT.

La Agencia Estatal de Administración Tributaria dispondrá del plazo de un mes para resolver sobre la solicitud.

Si el acuerdo es estimatorio, deberá contener la fecha desde la que es efectiva la exclusión del sistema y habrá de notificarse en el lugar señalado al efecto por el interesado o su representante o, en su defecto, en la DEH de uno u otro. La fecha de efectividad de la exclusión no podrá exceder de un mes desde la fecha en que se hubiere dictado la resolución.

Si el acuerdo es denegatorio, por entenderse que no han dejado de cumplirse las circunstancias determinantes de la inclusión en el sistema de notificación en la DEH, habrá de notificarse en el lugar señalado al efecto por el interesado o su representante o, en su defecto, deberá ponerse en el plazo de un mes a disposición del obligado en la DEH.

Si en el plazo de un mes no se ha resuelto expresamente la solicitud de exclusión, se entenderá que, a partir del vencimiento de dicho plazo, el obligado deja de estar incluido en el sistema de notificación en la DEH. La exclusión por la falta de resolución en plazo tendrá la misma eficacia que si se hubiera dictado resolución estimatoria en plazo. No obstante, si siguieran concurriendo o volvieran a concurrir las circunstancias determinantes de la inclusión en el sistema de notificación en la DEH, la Agencia Tributaria puede notificar al obligado tributario su nueva inclusión en el sistema.

 

EFECTOS DE LAS NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS.

Los efectos de la notificación en la DEH se producen en el momento del acceso al contenido del acto notificado, o bien, si este acceso no se efectúa, por el transcurso del plazo de 10 días naturales desde su puesta a disposición en dicha dirección electrónica. Transcurrido el plazo indicado, la notificación se entiende practicada y así constará en el buzón electrónico.

Todas las comunicaciones y notificaciones estarán 30 días naturales en el buzón de la DEH. Durante ese período, si han sido leídas, se podrá visualizar por completo su contenido cuantas veces se precise. Con posterioridad a este plazo, sólo se podrán consultar en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

En el caso de que fueran rechazadas expresamente o hubiera expirado el plazo de 10 días sin haber accedido, la consulta completa de las comunicaciones y notificaciones sólo podrá realizarse a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

No obstante, el documento completo en el que consta el acto notificado estará disponible mediante el acceso a la sede electrónica de la AEAT, seleccionando los expedientes del interesado que consten como ya notificados.

El sistema de notificación electrónica acredita la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación, que tendrá lugar mediante la recepción en la DEH asignada al destinatario del aviso de la puesta a disposición de la notificación. Igualmente, el sistema acredita la fecha del acceso del destinatario al contenido del documento notificado o en que la notificación se consideró rechazada por haber transcurrido el plazo legalmente establecido.

Si, con anterioridad a la fecha de recepción de la comunicación de la notificación, se hubiera accedido a la sede electrónica de la AEAT y le hubiera sido practicada la notificación por comparecencia electrónica, la fecha que prevalece a todos los efectos es la de la primera de las notificaciones correctamente practicada.

  

DÍAS DE CORTESÍA NEO (VACACIONES).

Los obligados tributarios incluidos con carácter voluntario u obligatorio en el sistema de Dirección Electrónica Habilitada DEH podrán señalar, en los términos que por Orden ministerial se disponga, determinados días ("días de cortesía") en los que la Agencia Tributaria no podrá poner a su disposición notificaciones en dicha dirección.

  • Se permite señalar un máximo de 30 días naturales al año.
  • No son días inhábiles (no se descuentan del cómputo de los plazos si ya se ha puesto la notificación en la DEH).
  • El retraso en la notificación derivado de los días de cortesía designados por el obligado tributario se considerará dilación del procedimiento no imputable a la Administración si bien deberá quedar acreditado que la notificación pudo ponerse a disposición del obligado tributario en la fecha por él seleccionada (se añade un nuevo párrafo i) al art. 104 RAT conceptuándose como supuesto de dilación no imputable).
  • Se podrá practicar la notificación por los medios tradicionales si lo requieren la inmediatez o celeridad necesarias para garantizar la eficacia de la actuación administrativa.

Según la OEHA 3552/2011:

  • Pueden escogerse libremente esos días, sin necesidad de un periodo mínimo.  
  • El señalamiento de dichos días hay que hacerlo con un mínimo de 7 días de antelación respecto al primero de los días señalados
  • Una vez señalados esos días, podrán modificarse (aunque siempre  respetando los 7 días de antelación). 
  • El señalamiento de los días puede hacerlo el propio contribuyente y también la persona que sea el apoderado general para recibir notificaciones. No podrá efectuar el señalamiento de esos días quien tenga un apoderamiento específico para recibir algunas notificaciones. 
  • Esta posibilidad de señalar días de "vacaciones NEO" comienza para el año 2012
  • Esos 30 días no se prorratean. Es decir, que si al contribuyente se le incluye en NEO en Octubre de 2012, tendrá derecho a señalar la totalidad de esos 30 días correspondientes a 2012.

 

NORMATIVA.

1. R.D. Ley 20/2011, de 30 de Diciembre, de Medidas Urgentes en materia presupuestaria, tributaria y financiera para la corrección del déficit público.

2. R.D. Ley 1615/2011, de 14 de Noviembre que modifica el R.D. 1065/2007 (RAT) y el R.D. 1363/2010 (NEO).

3. Orden EHA/3552/2011, de 19 de Diciembre (NEO).